Les conditions de déclaration et de paiement diffèrent selon le type de taxe de séjour :
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pour la taxe au réel : les logeurs ou hôteliers assujettis doivent verser le montant de la taxe collectée au comptable local aux dates fixées par le conseil municipal ou l'organe délibérant de l'EPCI ;
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pour la taxe forfaitaire : le logeur ou l'hôtelier doit adresser, au plus tard un mois avant la période de perception, une déclaration à la mairie, indiquant la nature de leur hébergement, la période d'ouverture ou de mise en location et la capacité d'accueil qui sert de base au calcul de la taxe. Le montant forfaitisé doit être versé au comptable local aux dates fixées par le conseil municipal ou l'organe délibérant.
Les versements de la taxe peuvent avoir lieu une seule fois ou plusieurs fois dans l'année.
Certaines mairies mettent en ligne ces formulaires de déclaration ou permettent d'effectuer la déclaration directement en ligne. (À vérifier sur le site internet de la mairie ou de l'EPCI, notamment Paris.)
Un professionnel qui assure par voie électronique un service de réservation, de location ou de mise en relation pour la location d'hébergement peut être préposé et habilité par le logeur à la collecte de la taxe.
En cas d'absence de déclaration ou de retard de paiement, le maire ou le président de l'EPCI peut engager une procédure de taxation d'office, après mise en demeure. À défaut de régularisation, un avis de taxation d'office motivé est communiqué au déclarant défaillant 30 jours au moins avant la mise en recouvrement. Tout retard dans le versement donne lieu à l'application d'un intérêt de retard de 0,75 % par mois de retard.
Attention :
la déclaration pour la taxe de séjour ne doit pas être confondue avec la déclaration obligatoire que doivent réaliser, avant le début de la location, auprès de leur mairie, les particuliers qui donnent en location tout ou partie de leur habitation personnelle au cours de la période de taxation
(chambre d'hôte, meublé de tourisme). Sauf pour le meublé de tourisme, s'il s'agit de la résidence principale (logement occupé 8 mois minimum par an sauf obligation professionnelle, raison de santé ou cas de force majeure).